基础信息核对：仔细核查发件单中的团队名称、人数、领队联系方式、抵达与离开日期、交通方式及时间等基础信息，确保与组团社沟通的一致性。重点关注儿童数量、特殊人群（如老人、残障人士）信息，以便提前安排针对性服务。
行程细节确认：逐条核对行程安排，包括每日游览景点顺序、停留时间、交通接驳方式、用餐标准及地点、住宿酒店要求等。对于未明确的内容，立即与组团社沟通确认，避免模糊表述导致服务误差。
特殊要求记录：详细记录组团社提出的特殊需求，如团队会议安排、特定餐饮偏好（素食、清真餐等）、分房要求、高风险项目参与情况等，并标注需求优先级，便于后续工作安排。
初审反馈：收到发件单后，在 2 小时内完成初步审核，将发现的问题或疑问以书面形式（邮件、工作沟通平台）反馈给组团社，明确需补充或修正的内容。
二次确认：在组团社回复修改或补充信息后，再次进行全面核对，确保所有信息准确无误。通过电话或邮件与组团社进行最终确认，留存确认记录（如邮件回执、聊天截图）。
存档备案：将确认后的发件单按团期、组团社名称分类存档，建立电子档案与纸质档案双备份，便于后续随时查阅与核对，作为服务执行的重要依据。
供应商评估：根据组团社需求，优先选择长期合作、信誉良好且服务质量稳定的供应商。对于新供应商，严格审查营业执照、经营许可证、卫生许可证（餐饮类）、安全资质（车辆类）等相关证件，实地考察酒店客房设施、餐饮卫生条件、车辆维护情况等，确保服务符合标准。
资源匹配：按照团队规模、预算、行程安排精准匹配资源。例如，根据团队人数选择合适车型与数量的车辆，依据住宿标准筛选对应星级的酒店，并确保酒店位置便于行程开展；针对餐饮需求，提前试菜并确定菜单，满足不同口味偏好。
价格谈判：与供应商进行价格协商，结合采购量、淡旺季等因素争取最优价格。对于长期合作的供应商，可签订框架协议锁定优惠价格；对比多家供应商报价，在保证服务质量的前提下，选择性价比最高的合作方。
合同签订：与选定的供应商签订详细采购合同，明确服务内容、标准、价格、付款方式、违约责任、应急处理等条款。合同中需特别注明组团社的特殊要求，确保供应商严格执行。
资源锁定：及时向供应商下达订单，锁定酒店房间、餐饮服务、门票、车辆等资源，获取预订确认函或凭证，并留存备份。对于热门旅游时段或景点，提前 3 - 5 天再次与供应商确认资源到位情况。
动态监控：建立资源监控台账，实时跟踪供应商服务准备进度。在团队抵达前，再次与供应商沟通，确认各项服务细节；若遇突发情况（如酒店超售、车辆故障），立即启动应急预案，协调备用资源，确保团队行程不受影响。
方案定制：根据团队行程特点（如是否含高风险项目、境内外旅游）、人员构成（年龄、健康状况），为组团社推荐合适的保险产品，确保涵盖意外伤害、医疗救援、行李丢失、行程延误等主要风险，必要时提供多套保险方案供其选择。
投保操作：协助组团社完成保险投保手续，收集团队成员信息并核对准确性，通过保险代理平台或保险公司系统进行批量投保，及时将电子保单发送给组团社，并提醒其向游客传达保险权益与理赔流程。
理赔协助：若团队在行程中发生保险事故，第一时间指导组团社及游客报案，协助收集理赔资料，跟进理赔进度，与保险公司保持密切沟通，确保游客顺利获得赔付。
匹配原则：根据团队行程特点（如文化旅游、自然风光游）、语言需求（外语导游、方言导游）、特殊服务要求（如老年团需耐心细致的导游），选派经验丰富、熟悉当地情况、持有相关资质证书且无不良服务记录的导游。
能力评估：优先选择具备良好沟通能力、应急处理能力和讲解水平的导游。对于重要团队或复杂行程，可安排资深导游或领队带队，确保服务质量。
团队详情：在派团单中详细列明团队名称、组团社信息、人数、行程安排、特殊需求、领队联系方式等内容，使导游全面了解服务对象与工作任务。
工作要求：明确导游在行程中的具体职责，包括景点讲解、游客安全管理、与供应商协调、用餐住宿安排、突发事件处理等，细化每日工作流程与时间节点，如集合时间、景点游览时长、用餐时间等。
沟通机制：建立导游与地接社、组团社的沟通渠道，规定导游每日至少向地接社汇报 2 次团队动态（上午、下午各一次），遇特殊情况及时上报；同时，提供组团社领队及地接社负责人的紧急联系方式，确保信息畅通。
行前会议：组织导游召开行前会议，由业务负责人向导游详细介绍团队情况、服务重点及注意事项，解答导游疑问；强调服务规范、工作纪律和应急处理流程，确保导游做好充分准备。
资料提供：为导游配备详细的行程资料、景点讲解词、紧急联系人名单、供应商联系方式等工作资料，便于导游开展工作。
满意度评价：设置涵盖行程安排、导游服务、酒店住宿、餐饮质量、交通服务、景点体验等维度的满意度评分项，采用 5 分制（非常满意 5 分、满意 4 分、一般 3 分、不满意 2 分、非常不满意 1 分），量化评估服务质量。
意见收集：设计开放式问题，鼓励组团社及游客提出对行程的改进建议、服务亮点或不足之处，如 “您认为本次行程最需要优化的环节是什么？”“对导游的服务有哪些具体建议？” 等，引导深入反馈。
收集方式：在团队行程结束后，通过线上问卷（如微信小程序、邮件链接）、纸质问卷或面对面访谈等方式，及时向组团社及游客发放回团意见单。为提高回收率，可承诺对反馈意见进行认真处理，并在一定时间内给予答复。
信息整理：安排专人对收集到的意见进行分类整理，统计满意度评分数据，提炼关键问题与共性需求，形成详细的分析报告。
制定措施：根据地接意见分析结果，针对存在的问题制定具体改进措施，明确责任部门与完成时间，纳入地接社服务质量提升计划。
结果反馈：将改进措施与处理结果及时反馈给组团社，展示对其意见的重视与改进决心，同时将分析报告存档，作为优化后续服务的参考依据。
费用明细：按采购项目详细罗列各项费用，包括酒店住宿费用、餐饮费用、门票费用、车辆租赁费用、导游服务费、保险费用、其他杂费（如接送机费用、行李搬运费等），注明单价、数量、总价及费用计算依据，附上相关发票或凭证编号，确保费用清晰透明。
结算说明：明确结算方式（如银行转账、支票支付）、开票信息（发票类型、抬头、税号）、付款时间节点等结算相关事项，对于预付款、尾款支付比例等特殊约定需重点标注，避免结算争议。
内部审核：结算清单编制完成后，先由财务部门与业务部门进行内部审核，核对费用计算准确性、票据完整性，确保无遗漏或错误。
客户确认：将审核后的结算清单发送给组团社，与对方进行费用核对，对其提出的疑问或异议及时解答，提供相关证明材料，直至双方对结算金额达成一致，并由组团社签字确认或通过电子方式确认。
结算执行：按照双方确认的结算清单和约定的付款方式，及时完成财务结算工作，开具发票或收据，进行账务处理，确保资金收付准确无误。
档案管理：将结算清单、发票、付款凭证、采购合同等相关资料整理归档，建立完整的财务档案，便于后续审计、查询及与组团社的长期合作追溯。