基础信息：清晰列出团名、成团人数、领队姓名及联系方式、出发与返程日期、集合地点等关键信息。
行程详情：按日规划行程，注明每日游览景点、交通方式、用餐安排、住宿酒店名称及标准，对于特殊体验项目需额外标注注意事项。
个性化需求：汇总团队提出的特殊需求，如饮食禁忌（素食、清真餐等）、分房要求、会议场地租赁等，并明确是否已协调落实。
初稿发送：将编制好的确认件初稿发送给团队领队，同时电话沟通提醒查收，说明需重点确认的内容。
意见收集与修改：收集领队及团队成员反馈，对提出的修改意见及时调整，并标注修改痕迹，再次发送确认。
最终签署：待所有内容确认无误后，采用电子签名或线下签署的方式完成确认件签署，双方各留存一份。
通用条款：涵盖行程安排、服务标准、双方权利与义务、违约责任、保险说明、争议解决方式等基础内容。
团队专属条款：补充团队最低成团人数、成员替换规则、费用支付方式及时间节点、行李托运责任等特殊约定。
合同解读：组织线上或线下合同解读会，由专业人员向团队成员详细讲解合同条款，解答疑问。
签署方式：支持领队代签、成员电子签署或线下集体签署，确保每位成员知晓并认可合同内容。
合同分发：签约完成后，为团队成员提供合同副本，公司留存正本，并将合同信息录入管理系统。
资质审查：优先选择具备相关经营资质、信誉良好、服务质量有保障的供应商。
比价议价：针对同类型资源，多方询价，对比价格、服务内容与质量，争取最优采购方案。
实地考察：对酒店、餐厅等进行实地考察，评估设施条件、卫生状况、服务水平是否符合团队需求。
签订协议：与选定的供应商签订详细采购协议，明确服务内容、标准、价格、交付时间、违约责任等条款。
资源锁定：提前锁定机票、酒店房间、车辆等资源，尤其是旅游旺季或热门线路，确保行程顺利进行。
动态跟进：实时关注供应商服务准备情况，及时沟通协调，应对突发变化，如航班延误、酒店超售等。
信息收集：收集团队成员姓名、身份证号、联系方式等投保信息，确保准确无误。
批量投保：通过保险代理平台或保险公司系统进行批量投保，获取电子保单与保险凭证。
信息告知：将保险详情告知团队成员，包括保障范围、理赔流程、紧急联系电话等。
行程核心信息：再次明确集合时间、地点、领队联系方式、行程安排概览。
行前准备：列出必备物品清单（证件、衣物、常用药品等）、目的地注意事项（天气、风俗习惯、安全提示）。
紧急联络：提供公司紧急联系电话、当地报警、医疗急救等联系方式。
团队信息：包含团名、人数、行程安排、特殊需求等详细信息。
导游职责：明确导游在行程中的具体工作任务，如讲解服务、游客管理、与供应商对接、应急处理等。
沟通机制：建立导游与公司、领队之间的沟通渠道与汇报频率，确保信息及时传递。
满意度调查：从行程安排、导游服务、酒店住宿、餐饮质量、交通服务等方面设置满意度评分项。
建议收集：设置开放式问题，鼓励团队成员提出对行程的改进建议与意见。
费用明细：按采购项目分类列出各项费用，包括飞机票、交通费、住宿费、餐饮费、门票费、导游服务费、保险费等，注明单价、数量、总价。
结算说明：明确结算方式、开票要求、付款时间节点等信息。