基础信息：完整呈现客户姓名、联系方式、身份证号、旅游线路名称、出发及返程日期、集合时间与地点等基础内容，确保信息准确无误。
行程详情：按日细化行程安排，明确每日游览景点、各景点停留时间、交通接驳方式及时刻、用餐安排（早中晚餐地点与标准）、住宿酒店名称及房型等信息，对于特色活动或体验项目需额外说明注意事项。
服务标准：清晰界定旅游服务包含的具体项目与标准，如酒店星级、车辆类型（座位数、是否含空调等）、导游服务级别等，避免后续服务纠纷。
特殊需求：记录客户提出的特殊要求，如饮食禁忌（素食、清真餐等）、无障碍设施需求、儿童相关服务（婴儿车租赁、儿童餐）等，并标注是否已协调落实。
初稿发送：将编制好的客人确认件初稿通过邮件、微信或短信发送给客户，同步电话提醒客户查收，并简要说明需重点确认的内容与确认时限。
意见反馈与修改：及时收集客户反馈意见，对于客户提出的修改需求，在 24 小时内完成确认件修订，并使用修订标记功能，清晰展示修改内容，再次发送客户确认。
最终签署：待客户确认所有内容无误后，采用电子签名（如通过电子合同签署平台）或线下签署的方式完成确认件签署。若为电子签名，需确保签名流程符合相关法律规定；若为线下签署，需留存客户亲笔签名的纸质文件。
通用条款：依据《中华人民共和国旅游法》等相关法律法规，拟定包含行程安排、服务标准、旅游费用及支付方式、双方权利与义务、违约责任、合同变更与解除条件、争议解决方式等基础内容的通用条款。
补充条款：根据客户特殊需求或旅游产品特性，补充个性化条款，如高风险项目免责声明、行程变更补偿标准、行李遗失赔偿细则等，确保合同条款全面覆盖服务内容与潜在风险。
合同讲解：在签约前，由专业人员向客户详细解读合同条款，重点解释免责条款、违约责任等关键内容，确保客户充分理解合同权利与义务。可采用面对面讲解、线上视频会议或提供条款解读文档等多种方式。
签署方式：支持电子合同签署与线下纸质合同签署两种方式。电子合同签署需选择具备合法资质的电子签名平台，确保签署过程安全、可追溯；线下签署时，需核对客户身份证件，确认签署人身份，并留存客户身份证复印件。
合同分发：签约完成后，为客户提供合同副本（电子合同可发送 PDF 文件，纸质合同需加盖公司公章或合同专用章后交付客户），公司留存合同正本，并将合同信息录入合同管理系统，建立合同档案。
资质审查：优先选择具备合法经营资质、行业口碑良好、服务质量稳定的供应商。要求供应商提供营业执照、经营许可证、卫生许可证（餐饮供应商）等相关资质文件，并进行严格审核。
服务评估：通过实地考察、客户评价调研、行业案例分析等方式，评估供应商的服务能力与水平。如考察酒店的客房设施、卫生状况、服务态度；了解餐饮供应商的菜品质量、食品安全管理体系；查看车辆供应商的车辆维护记录、驾驶员资质等。
价格比较：针对同类型服务项目，向多家供应商询价，综合比较价格、服务内容与质量，在保证服务标准的前提下，选择性价比最优的供应商。同时，与供应商进行价格谈判，争取更优惠的采购价格与合作条款。
签订协议：与选定的供应商签订详细的采购协议，明确服务内容、服务标准、价格、付款方式、交付时间、违约责任等条款。协议内容需清晰、具体，避免模糊表述，确保双方权利与义务对等。
资源锁定：根据旅游行程安排，提前与供应商锁定酒店房间、餐饮服务、门票、车辆等资源，尤其是旅游旺季或热门景点，需尽早预订，确保资源供应稳定。预订完成后，及时获取预订确认信息，并留存备份。
动态跟进：在旅游行程执行前及执行过程中，实时关注供应商服务准备情况，定期与供应商沟通，及时协调解决出现的问题。如遇航班延误、酒店超售等突发情况，需迅速启动应急预案，与供应商协商调整服务安排，保障客户旅游体验。
信息收集：收集团队成员姓名、身份证号、联系方式等投保信息，确保信息准确无误。对于出境游客户，还需收集护照号码、出生日期等信息。
批量投保：通过保险代理平台、保险公司官网或线下渠道进行批量投保，获取电子保单与保险凭证。投保完成后，及时核对保单信息，确保与客户信息一致。
信息告知：将保险详情告知客户，包括保障范围、理赔流程、紧急联系电话、保险生效时间等内容。可通过邮件、短信、微信或行前说明会等方式进行告知，并提醒客户妥善保管保险凭证。
团队信息：详细记录客户姓名、联系方式、旅游线路名称、出发及返程日期、行程安排、团员人数、特殊需求等团队信息，便于导游全面了解服务对象与工作内容。
导游职责：明确导游在行程中的具体工作职责，包括行程讲解、游客安全管理、与供应商对接、协调用餐与住宿、处理突发情况等，确保导游清楚工作要求与标准。
工作安排：制定导游每日工作时间表，注明集合时间、景点游览时间、用餐时间、休息时间等关键时间节点，以及各环节的工作重点与注意事项。同时，明确导游与公司、客户之间的沟通方式与频率，确保信息传递及时、准确。
满意度评分：设置行程安排、导游服务、酒店住宿、餐饮质量、交通服务、旅游体验等多个维度的满意度评分项，采用 5 分制（非常满意 5 分、满意 4 分、一般 3 分、不满意 2 分、非常不满意 1 分），便于量化客户评价。
意见建议收集：设置开放式问题，鼓励客户提出对旅游行程的改进建议、服务亮点或不足之处，以及其他个性化需求与意见。问题设计需简洁明了，引导客户深入表达真实想法。
费用明细：按费用类别详细列出各项支出，包括酒店费用、餐饮费用、门票费用、车辆租赁费用、导游服务费、旅游意外险费用、其他杂费（如签证费、行李搬运费等）。每项费用需注明单价、数量、总价，并附上相关票据或凭证编号，确保费用清晰可查。
结算说明：明确结算方式（如银行转账、支票支付、在线支付等）、开票要求（发票类型、抬头、税号等）、付款时间节点等结算相关信息。同时，对费用计算方式、优惠政策（如有）等进行详细说明，避免结算争议。