基础证照核验：与酒店合作前，必须严格审查其《营业执照》《卫生许可证》《特种行业经营许可证》（若适用）等基础证照，确保酒店具备合法经营资格，且证件在有效期内。同时，核查酒店是否取得消防验收合格证明，保障游客住宿安全。
行业认证与评级参考：优先选择获得星级评定、绿色饭店认证或其他行业权威认证的酒店。星级评定能直观反映酒店的硬件设施和服务水平，而绿色饭店认证则表明酒店在环保、节能方面达到一定标准。此外，关注酒店在文旅部门、行业协会的备案及信用记录，避免与存在不良记录的酒店合作。
硬件设施考察：组织专人对酒店进行实地考察，重点评估客房设施（床品质量、卫浴设备、空调效果、网络覆盖）、公共区域（大堂、餐厅、电梯、停车场）、配套设施（健身房、会议室、游泳池等）是否符合团队需求。对于老年团，需检查酒店是否配备无障碍设施；针对亲子团，关注是否设有儿童游乐区或亲子主题客房。
服务质量评估：通过暗访、咨询已入住游客或查看在线评价等方式，了解酒店的服务态度、办理入住 / 退房效率、客房清洁频率、餐饮质量等服务细节。可模拟普通游客预订入住，体验前台接待、客房服务等环节，评估服务的专业性和规范性。同时，考察酒店应对突发情况的能力，如停电、停水时的应急处理措施。
地理位置与周边环境考量：根据旅游行程安排，评估酒店地理位置是否便于游客出行和游览。酒店距离主要景点、交通枢纽的距离应在合理范围内，周边配套设施（超市、药店、餐厅）是否齐全。此外，考察酒店周边环境的安全性和安静程度，避免选择位于嘈杂街区或治安较差区域的酒店。
服务条款细化：在预定合同中，明确约定客房类型、数量、价格及包含的服务内容（如早餐、免费 WIFI、行李寄存等）。详细列出酒店提供的增值服务，如接送站服务、叫醒服务等，并注明是否收费及收费标准。同时，约定酒店预留客房的时间节点，避免因超时而导致房源流失。
价格与支付条款：清晰界定房价构成，区分门市价、协议价、旺季 / 淡季价格及特殊节假日价格调整规则。明确支付方式（银行转账、信用卡支付等）、支付时间（预付定金比例、尾款支付期限）及发票开具要求（发票类型、抬头、税号）。对于团队预订，可协商阶梯价格，根据入住人数给予相应折扣。
双方权利与义务：明确旅行社有权要求酒店按照合同约定提供符合标准的客房和服务，在入住人数、房型等发生变更时，酒店应积极配合调整。酒店则有权按照合同约定收取费用，并要求旅行社按时支付款项。同时，规定旅行社需提前告知酒店团队抵达时间、特殊需求等信息；酒店应保障客房设施设备正常使用，及时处理游客投诉和问题。
退改政策约定：制定详细的退改规则，明确旅行社在不同时间段取消或变更预订需承担的责任和费用。例如，提前 30 天取消可全额退款，提前 7 - 15 天取消扣除 30% 费用等。同时，约定因酒店原因导致无法提供预订客房时（如超售、装修等），酒店应承担的赔偿责任，包括协助安排同等级或更高等级酒店、补偿差价等。
安全责任划分：在合同中明确酒店对游客人身和财产安全应承担的责任，如保障消防设施完好、监控设备正常运行、客房门锁安全等。规定酒店需定期对设施设备进行检查维护，若因酒店设施设备故障或管理不善导致游客受伤或财产损失，酒店应承担相应赔偿责任。同时，明确旅行社在组织游客入住过程中的安全提示义务。
信息准确传递：预订人员在向酒店发送预订信息时，需确保团队名称、入住日期、退房日期、房型及数量、特殊要求（如无烟房、连通房）等信息准确无误。采用书面确认（邮件、传真）的方式与酒店核对预订信息，并保留确认记录。对于大型团队或复杂预订，可建立预订信息台账，实时跟踪预订状态。
订单变更管理：若因行程调整需要变更预订信息，预订人员应及时与酒店沟通，按照合同约定的退改政策办理变更手续。在变更完成后，再次与酒店确认新的预订信息，并通知相关导游和游客，确保信息同步更新。同时，记录变更原因和处理过程，便于后续查询和统计。
信息对接与确认：在团队抵达前 3 - 5 天，再次与酒店确认预订信息，包括客房预留情况、早餐安排、特殊需求落实情况等。将酒店地址、联系方式、入住须知等信息提前告知导游和游客，方便其做好行程规划。对于国际游客，还需提供酒店的英文名称和地址，便于其顺利抵达。
应急预案制定：针对可能出现的突发情况（如酒店超售、停电、停水），制定应急预案。提前与备用酒店建立合作关系，确保在原预订酒店无法接待时，能够迅速安排游客转移。同时，准备应急物资（手电筒、应急食品等），并告知导游和酒店工作人员应急处理流程。
入住协调：导游在团队抵达酒店后，协助游客办理入住手续，核对客房数量和房卡信息，确保每位游客顺利入住。向游客说明酒店设施使用方法、早餐时间和地点、退房时间等注意事项。对于游客提出的客房问题（如设施故障、卫生问题），及时与酒店沟通解决，确保游客满意。
离店结算与反馈：在团队退房时，导游与酒店共同检查客房设施设备是否完好，如有损坏或遗失，按照合同约定进行处理。协助游客办理退房手续，核对费用明细，确保结算准确无误。收集游客对酒店的评价和意见，反馈给旅行社相关部门，为后续合作提供参考。同时，与酒店保持良好沟通，总结本次合作经验，为下次合作奠定基础。