企业经营资质：旅行社务必与持有《道路运输经营许可证》的旅游客运企业合作。该许可证由交通运输管理部门颁发，是企业合法开展道路客运经营的凭证。需着重注意的是，企业经营范围应明确涵盖旅游包车业务，以此确保其从事旅游包车服务的合法性。例如，上海锦江商旅汽车服务股份有限公司，作为一家知名的旅游客运企业，持有有效的《道路运输经营许可证》，且经营范围包含旅游包车业务，多年来为众多旅行社提供安全、规范的包车服务。
车辆营运资质：每一辆用于旅游包车的车辆都应配备有效的《道路运输证》。此证详细记载了车辆的类型、座位数量、经营范围等关键信息，是车辆合法营运的重要标识。并且，车辆需严格按照规定定期接受审验，只有审验合格的车辆，其《道路运输证》才持续有效，方可继续用于旅游包车业务。若某车辆未按规定进行年度审验，导致《道路运输证》失效，那么该车辆就不能再被旅行社租用，否则将面临严重的法律风险。
驾驶员资质匹配：负责驾驶旅游包车的驾驶员，必须持有与准驾车型完全相符的《机动车驾驶证》，同时还需具备适用于旅游客运的《从业资格证》，且这两本证件都必须在有效期内。此外，驾驶员应具备良好的驾驶履历，无重大交通事故记录以及严重的违规驾驶行为。以北京为例，自 2024 年起，从事旅游包车业务的驾驶员，除了上述证件要求外，还需定期参加由交通运输管理部门组织的安全驾驶培训，并通过考核，以确保其驾驶技能和安全意识始终符合要求。
基础安全设备配备：车辆的基础安全设备必须齐全且能正常使用，这其中包括安全带、灭火器、应急锤以及三角警示牌等。安全带关乎每位乘客在行车过程中的生命安全，车辆的每个座位都必须配备完好无损、可正常使用的安全带；灭火器需定期检查压力，保证在紧急情况发生时能够正常启动灭火；应急锤应放置在易于乘客取用的位置，且不得有损坏情况；三角警示牌要符合国家标准，并且在有效期内，用于在车辆发生故障或事故时，对过往车辆起到有效的警示作用。例如，在一次旅游行程中，车辆因突发故障停靠在路边，驾驶员迅速取出三角警示牌放置在车辆后方合适位置，有效避免了后续车辆追尾事故的发生。
卫星定位装置安装：所有用于旅游包车的车辆都必须安装卫星定位装置。通过该装置，旅行社和旅游客运企业能够实时监控车辆的运行轨迹、行驶速度等信息。这样一来，一旦驾驶员出现超速行驶、偏离预定路线等违规行为，相关人员可以及时发现并予以纠正，从而为游客的出行安全提供有力保障。像在一些旅游资源丰富的地区，当地交通运输管理部门要求所有旅游包车必须接入统一的卫星定位监控平台，以便进行集中监管，大大提高了旅游包车的安全管理水平。
车辆技术状况达标：包车车辆需要定期进行全面的维护保养，确保制动系统、转向系统、轮胎、灯光等关键部件始终处于良好的性能状态。每次出车前，驾驶员都应当对车辆进行细致的检查，涵盖车辆外观、底盘、发动机等各个方面，并如实填写车辆检查记录。旅游客运企业应当建立完善的车辆技术档案，详细记录车辆的维修、保养、检测等情况，保证车辆时刻满足安全行驶的条件。例如，某旅游客运企业为每辆车都制定了详细的保养计划，定期对车辆进行深度保养，并将每次保养的情况记录在车辆技术档案中，多年来其车辆的安全性能始终保持较高水平。
服务内容清晰明确：合同中应当详细、准确地规定包车服务的各项细节。这包括明确车辆的具体型号，例如宇通 ZK6122HQB 型客车；座位数量，如 49 座；包车行程的具体安排，包括起始地点、途经地点、终点以及每日的行程规划等。以一个从成都出发，途经九寨沟、黄龙，最终抵达松潘的旅游包车行程为例，合同中应清晰注明每日的行车路线、停留景点以及预计到达时间等。同时，对于中途休息的时间和停靠地点也应作出明确约定，避免因表述模糊而引发纠纷。
费用与支付条款：要清晰界定包车费用的构成，其中涵盖车辆租金、司机服务费、燃油费、过路费、停车费等所有相关费用。明确支付方式，如常见的银行转账、支票支付、在线支付等，并确定支付时间节点，比如签订合同后支付一定比例的定金，行程结束后支付尾款。此外，还需明确发票开具的要求，包括发票类型（增值税专用发票或普通发票）、抬头、税号等信息。对于长期合作或者大型团队包车的情况，可以与旅游客运企业协商优惠价格或者采用阶梯价格策略，以此降低旅行社的运营成本。
双方权利与义务：明确旅行社有权要求旅游客运企业按照合同约定以及行程安排，提供安全、准时的包车服务；旅游客运企业则有权按照合同约定收取相应费用。规定旅行社应积极协助旅游客运企业做好游客的组织管理工作，为驾驶员提供必要的工作便利，如协助安排驾驶员的食宿等。旅游客运企业必须确保车辆和驾驶员符合资质要求，按时对车辆进行维护保养，保证车辆安全运行。在行程中，驾驶员应服从旅行社的合理安排，严格遵守交通法规和职业道德，为游客提供优质、周到的服务。
事故责任承担：在合同中必须明确规定，若在行程中发生交通事故或者其他安全事故，旅游客运企业应承担相应的法律责任和赔偿责任。对于因车辆故障、驾驶员违规操作等旅游客运企业方面的原因导致的事故，旅游客运企业需要负责赔偿游客及旅行社因此遭受的全部损失，这些损失包括但不限于人身伤亡赔偿、财产损失赔偿、行程延误导致的额外费用等。同时，要约定事故发生后的具体处理流程，比如及时报警、通知保险公司、组织救援等，确保事故能够得到妥善、及时的处理。
保险责任约定：要求旅游客运企业为车辆购买足额的交强险、第三者责任险以及承运人责任险等法定保险，并在合同中明确注明保险的保额、保险期限等关键信息。明确旅行社为游客购买旅游意外险的责任，以及在事故发生时双方协助游客向保险公司办理理赔手续的义务。此外，若因旅游客运企业未按规定购买保险或者保险额度不足，导致无法足额赔偿损失的情况发生，旅游客运企业应承担差额部分的赔偿责任。根据实际情况，双方还可以协商是否购买附加保险，如车辆盗抢险、自燃险等，进一步降低风险。
行政处罚：依据《旅游法》《旅行社条例》等相关法律法规，旅行社若租用无合法营运资质车辆，将面临严厉的行政处罚。例如，根据《旅游法》第九十七条规定，旅行社向不合格的供应商订购产品和服务的，由旅游主管部门或者有关部门责令改正，没收违法所得，并处五千元以上五万元以下罚款；若违法所得五万元以上的，并处违法所得一倍以上五倍以下罚款；情节严重的，责令停业整顿或者吊销旅行社业务经营许可证；对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，处二千元以上二万元以下罚款。
民事赔偿责任：一旦发生安全事故，如果是因为车辆违规而导致游客人身伤亡或者财产损失，旅行社很难完全免除民事赔偿责任。即便事故的主要责任在于旅游客运企业，旅行社作为旅游服务的组织者，也可能需要承担一定的赔偿责任，这可能导致旅行社面临巨额赔偿，对企业的声誉和正常经营产生严重的负面影响。
深圳某旅行社违规租车案：2023 年 8 月，深圳市文化广电旅游体育局执法人员在检查中发现，深圳某旅行社在组织一次省内旅游活动时，租用的车辆无法提供有效的《道路运输证》。经进一步调查核实，该旅行社与一家无旅游客运经营资质的企业签订了租车协议。最终，该旅行社被深圳市文化广电旅游体育局依据《旅行社条例》相关规定，处以罚款 3 万元的行政处罚，同时责令其停业整顿 15 天。这一案例充分表明，旅行社违规租车不仅会面临法律制裁，还会对企业的经营造成严重冲击。
多地联合打击 “黑车” 从事旅游包车业务：在旅游旺季期间，多地交通运输、文旅等部门联合开展专项整治行动，查处了多起 “黑车” 从事旅游包车业务的案件。这些 “黑车” 未取得相应的客运经营许可，车辆的安全性能和驾驶员的资质无法得到保障，给游客的出行带来了极大的安全隐患。一旦发生事故，游客的合法权益将难以得到有效保障。例如，在某次专项整治行动中，执法人员查获了一辆正在从事旅游包车业务的 “黑车”，该车制动系统存在严重故障，驾驶员也没有旅游客运从业资格证。旅行社若选择此类 “黑车” 进行包车，将承担严重的后果，包括法律责任以及对游客的赔偿责任。